（本文首发于“刘润”公号，订阅“刘润”公号，和我一起洞察商业本质）

前段时间，有很多同学向我抱怨。

每当老板把项目交到自己手里，就感觉，推进起来特别困难。每天看着海量的信息在各个群聊里漫天飞舞，参与项目的同事们虽然干劲满满，却不免手忙脚乱。时间一长，就觉得控制感越来越弱，推进效率越来越低。

太闹心了。润总，我该如何是好？

如何与同事，尤其是跨部门的同事，高效地协作，快速地推进项目进程？

这一直是一个困扰公司和负责人的问题。

2002年，我26岁，没日没夜地学习管理，做项目，然后去参加了一门考试。

这门考试叫做，项目管理专业人士资格认证（PMP）。

从当时的时间看，我也许不是中国前100名获得PMP认证的人，但至少也是前1000名吧。如今拥有认证的，可能有几十万人。

这么多年过去，我做了很多新的事情，也有了很多新的理解。

加上最近，我也和企业微信的同学聊到了关于项目管理的话题。

企业微信的同学，给我讲了一个关于知识星球的故事。

聊完之后，就一个感受：新奇。

今天，我试着讲给你听。

信息，一场沙尘暴

知识星球是一款做社群知识分享的App，用户只需要付费加入感兴趣的社群，就能看到大咖“星主”分享的知识干货。到今天，知识星球已经赢得了3700多万的忠实用户。

可你知道，知识星球的团队有多少人吗？

刚过50人。

太牛了。

但这也意味着，这50多个人，几乎每天都要推进着各种各样的，被3700多万用户倒逼出来的项目。

知识星球经常会收到用户在使用App时遇到的问题。比如前段时间，就有一部分用户反映，希望知识星球的视频能够实现倍速播放。

这是一个好建议呀。

知识星球的大客户负责人，赶紧把这条建议转发到各个部门的讨论群里。

结果，也遇上了“项目推进缓慢”的问题。

听到这里，你可能会有一点疑惑。50多人的小团队，应该非常高效才对，怎么会推不动项目呢？

50多人的团队，确实不大。但需要同步的信息，已经足够多了。

谁来牵头，谁来决策？先做哪步，项目进行到哪了？有哪些风险隐患？这些信息分散在各个不同的讨论群里，很难同步起来。

那怎么办？

很多人的第一反应就是，那就拉一个大群呗。有什么事，都在这个大群里说，行不行？

不行。每位同事，都有自己每日常规的工作，有既定的工作计划，有习惯的工作节奏。

这么多人，在同一个大群里讨论。上一句话还在协调哪些同事参与配合，下一句话又开始聊产品需求排期的问题。需要关注的信息很快就被盖过去了。

一旦不小心错过了信息，就只好回到群聊里找。怎么找？顶着“99+”的消息提示，向上找到猴年马月。信息效率，一下子就掉下来了。

信息效率一下降，办公效率就跟着下降。项目自然就推不动了。

最后，外部的用户满怀期待，内部的效率却越来越低。

左右滑动查看更多

那怎么办？

难道就这么眼睁睁地看着时间流逝，效率下降吗？

文档，风暴的中心

怎么办？那要怎么沟通？难道还有什么更厉害的沟通方式吗？

其实，我们今天所拥有的协同工具的沟通功能，已经足够好了。

比如说，企业微信的在线文档。

听到这里，你可能又会有一点疑惑。在线文档，不是一个用来码字的工具吗？和沟通有什么关系？

是的。在线文档，一直以来都被当成是一种码字工具。所以，我们总是习惯性地把信息码在文档里，再把群聊、私聊当成沟通工具，最终让信息汇总在群聊里。

但其实，我们可以直接把信息汇总在同一个在线文档里。

为什么要汇总在同一个在线文档里？

前面我们说，群聊，很容易带来信息的混乱。而同事们每天都有既定的工作。

东一言西一语，同事们的注意力就会被分散。一旦因为注意力的分散而丧失了紧迫感，同事们就很难集中到项目上来。怎么办？

有一个最简单的方法，就是在同一个地方，向所有人交代清楚项目的“背景”——为什么急着要做这件事？

为什么？

用户的需求，就是最好的“为什么”。用户的难题、用户的反馈、用户的信息，就是最好的“背景”。用户的聊天记录截图，就是最强烈的“紧迫感”。

图文并茂，一次性拉齐注意力。

在这个“用文档来沟通”的机制中，每个部门的同事都能在第一时间达成共识：为什么要做这件事，要做一件什么样的产品，用户是不是真的很关注。

这样一来，同事们就能立刻知道，哪些信息和我有关，我应该领走哪些任务。

这就是把在线文档当作沟通工具来用的好处。

低效的沟通，是群聊不动，文档往群聊里跑。

高效的沟通，是文档不动，信息往文档里跑。

还能这么玩儿？

然后呢？沟通的问题解决了，下一步呢？

时间，进度的脉络

各部门领走了各自的任务，分头工作。

分头工作，要不要协同呢？要不要敦促执行呢？当然要。如果你问我，项目推进的过程中，哪种资源是最宝贵的？我会说，

时间，时间，还是时间。

这个问题的反馈，今天就要有。那条信息的审批，明天就要交。

可是，我明明在讨论群里说过，在私聊里说过，甚至当面点对点摇着他的肩膀说过。为什么一扭头，他又忘记了？

其实，不一定是他忘记了，而是“时间感知”出现了偏差。

什么是时间感知的偏差？

你记得，这件事，我上个月就说过了。他认为，这件事，你不是前天才说吗？我觉得，啊？这件事，我才刚知道呢！

你一看日历，距离原定的完成时间还剩下3天。

更麻烦的是，总会有一些同事，是在项目中途加入的。

大家脑海里的那一块手表，就被混在了一起，熬成了一锅粥。

那怎么办？

用在线文档，拉齐时间，校准手表。

有点抽象，我也举个例子。

前段时间，还有一部分用户反映，希望知识星球能够通过直播的方式，帮助用户卖知识干货。

把在线文档，变成一张日程表。

先整理出一条，清晰的时间脉络。

哪一年，哪个月，哪一天，甚至精确到几点钟。

再把每一次沟通的要点，按照时间，输入到相应的日期里。

什么是要点？

比如说，参与的同事，讨论的话题，达成的共识，得出的结论，敲定的方案。

最后，记得突出重点。

有时间，有脉络，有要点。

用时间线来check项目进度，就知道为什么这件事情拖了这么久，那件事情到底卡在了哪个环节上。

这份在线文档，就会像一个作战指挥室一样，指挥着第一线的枪炮声。

怎么指挥？

优雅地在文档的对应位置把需要推动的人@出来。

是的，又是神奇的@。

被@到的人，就要负责和其他所有人“对表”。

什么叫“对表”？

就是行动之前，看看你的表几点，我的表几点。不能我是十点，你是十点一刻。冲锋号一吹，我冲上去，你掩护我。我上去厮杀，你的炮火也得跟上。

参与到项目中的每一位同事，都要在第一时间，把手表调到统一的时间。

这就是对表。

就这样，这块表越调越准，项目越推越快。

直到用户需求被满足的那一天。

一番周折之下，一个帮助“星主”在视频号卖星球的功能，终于顺利上线了。

激动，太激动了。

我特别能体会这种激动，这种一群人，打了一场大胜仗的激动。

共创，统一的画布

推出一个功能，也许不难。

难的是，一个50多人的小团队，在时刻关注3700多万用户的需求。

50，对37000000。

我想，这么悬殊的比例，总归是做对了某些事的。

比如说，坚持用户共创。

什么是用户共创？

就是让用户，也直接参与到项目中来。

知识星球上有很多高手和大咖，他们也很愿意把自己的经验写下来，分享给其他的用户。

但这就意味着，知识星球的同学，需要为用户提供一个便利的共创环境。

可是，大家惯用的写作工具都不一样。面对高手大咖分享的内容，要怎么收集、怎么分享、怎么共创？

统一用word文档收集、用微信分享吗？

可这就意味着，知识星球的同学需要手动把内容汇总到同一个word里。一旦内容出现更新、补充，文档也要跟着重改、重发。

这还没完。很多用户，并不一定能在第一时间看到分享。等到再想起这档子事的时候，word早就因为过期，无法下载了。

我们说，真正的需求，就压在这块叫做“麻烦”的石板下面。它就静静地躺在那里，等待着有心人掀开它，解决它。

怎么解决？

用企业微信的在线文档，撬开石板。可是，属于内部的在线文档，“外人”要怎么进来呢？

给权限。需要共创的文档，都可以设置好权限，谁能浏览、谁能编辑、谁能下载。就像发放一张vip贵宾卡一样，外部的大咖、用户只需要刷一下卡，就可以参与到这场共创之中。

一个完整易用的共创空间，就这样自然而然地建成了。

可这么多人，趴在同一个文档里涂涂改改，在线文档不会错乱吗？

不会。每个人的下笔，都是即时的。每一次的编辑，都会瞬间体现在所有其他人的屏幕上。你的直观感受就是，几十号人在文档里来来回回地共创。

收集和共创的麻烦解决了，分享的麻烦怎么办？

企业微信在线文档最方便的地方，就在于和微信的联动。

不仅可以在企业微信实现同平台转发，更能和微信实现跨平台转发。用户只需要向文档的创作者申请权限，就可以在微信端实现同步的共创。

这些，都是在线文档的妙用。

这些，都是跨组织协作的魅力。

细节，持续的更新

我们说，永远没有什么叫做“能做的我都做了”。永远没有。

细节里除了魔鬼，还有一大堆值得迭代的东西。

举个例子。

我出差很多，经常要住酒店。我总以为，在酒店这个行业里，能做的都已经被做到了。

可你会发现，酒店的插座在迭代，音响在迭代，甚至连房门都在迭代。甚至，我还在酒店的房门上，看见过指着电梯方向的铭牌。

那协同工具的细节呢？当然也要迭代。

我举个最简单的例子，开会。

疫情反复之下，很多企业时不时面临居家办公的情况。一旦居家，如何安排一场会议就成了一件极其麻烦的事。

你可能会说，用“远程会议”功能，不就搞定了吗？

是的。但我猜，你大概率遇到过这样的情况：

一离开办公室，同事们各自为营，埋头办公。拉起一场会议，还要协调每一位参会者的时间。

老王，下午三点有空吗？好，咱们开个会。

老张，下午三点有空吗？没时间吗？那，你看四点行吗？

这意味着什么？

意味着损耗的时间，意味着堆积的工作，意味着需要迭代的远程会议功能。

怎么迭代？

刚才不是说“把时间当成脉络”吗？远程会议，也可以基于时间脉络，查看开会人的忙闲时间段，提前预约。

开一场远程会议，可能只需要那么一刻钟。但在过去，安排一场会议也许就要花掉一个小时。

这一个小时，就是白白浪费的时间成本。

提前预约，用时间表来check，会议时间、地点、主题、人员，一次性搞定。

如此细节的翻新，够了吗？

还不够。

因为总会有一些要紧事，一刻都等不了。

因为总会有一些同事，一块完整的时间都没有。

怎么办？

用打字描述吗？

我想，这一定是最让我抓狂的提示。

用语音消息吗？

好吧，我反悔了，这才是最让我抓狂的。

太煎熬了！我巴不得立马就冲到他面前。

十万火急，却只有极其零碎的时间，怎么办？

快速会议，速战速决！

三两句话，尽快说清楚，然后各自回去干活儿。

看到这里，你可能会有一个疑惑。既然嫌打字太慢、语音消息太长，那为什么不直接用语音通话？

因为，总有难以用语言转述的东西。比如说，资料文件。

怎么办？一边通话，一边传输吗？

不需要。直接共享屏幕。

迅速地拉起一场会议，不仅是为了尽快地说上话，更是为了通过共享图片、视频地方式，让参会人快速地聚焦到议题上来。

在尝试了“快速会议”的功能之后，我张大了嘴巴。

为了能服务好消费者，服务好用户，给到最好的产品体验，企业微信真的能做到这种程度。

我曾听王立铭老师说，进化论，是地球上唯一可靠的成功学。

你仔细想，再仔细些想，一定还有很多很多藏在细节里的魔鬼，值得一遍又一遍的进化。

机会，就藏在这些值得进化的细节里。

最后的话

听完企业微信和知识星球的故事，你有什么感受？

我的感受是，新奇，震撼。

新奇的是，很多我自以为已经足够了解的工具，还可以这样运用。

震撼的是，很多我自以为已经足够完善的功能，还可以这样翻新。

从2020年，到2022年。

三年来，疫情反反复复。疫情倒逼之下，工具，成了这几年常被提起的一个词。

这些我们每天聊，每天听，每天看，每天用的工具，到底给我们带来了什么？

效率。

沟通的效率，推进的效率，发展的效率，进化的效率。

一旦感受过这种效率，你就再也不回去了。

企业微信和知识星球的故事，也许就是这个效率的时代，关于工具思维，关于持续进化的典型案例吧。

这场效率之战，每天都要翻出新花样。

祝福企业微信。祝福知识星球。

也祝福加入这场效率之战的你。