在平常对Excel表格进行输入数据时，由于对数据要求在理解上的不同或者输错，从而会使某些数据录入后不符合要求，不能成为有效的数据，导致其不能参与到数据的运算中。如果在数据的录入之前就对其单元区域进行一下相应的“数据有效性”规则设置，就会减少很多不必要的差错，用规则约束使用者，以有效提高工作准确性，减少差错。

下面就 “数据有效性”规则的设置进行详细说明。

1、“数据有效性”对话框

“数据有效性”对话框由设置、输入信息、出错警告、输入法模式四个选项卡构成，详细说明如下：

（1）启动“数据有效性”对话框：选中要设置规则的单元区域，在“数据”选项卡的“数据工具”组中，单击“数据有效性”的下拉按钮，选中第一条“数据有效性”命令，即可打开“数据有效性”对话框，开始进行设置。如下图所示:

2、利用“设置”选项卡进行“数据有效性”规则的设置

有效性条件的允许下拉列表框中有，整数、小数、序列、日期、时间、文本长度和自定义等不同数据类型，选择不同，其相应的设置也会不同。

下面就以“整数”为例进行“数据有效性”规则设置讲解。

(1)在“允许”下拉列表框中选取“整数”。

(2)在“数据”下拉列表框中选取“介于”。该列表框中有：介于、未介于、等于、不等于、大于、小于、大于或等于、小于或等于等，用户要根据实际需要进行选。

(3)在“最小值”编辑框中输入整数的下限值，也可以在工作表中进行选择。

（4）在“最大值”编辑框中输入整数的上限值，也可以在工作表中进行选择。

3、利用“输入信息”选项卡进行输入过程中的信息提示

(1)勾选“选定单元格时显示输入信息”

(2)在“标题”编辑框中输入提示信息的标题。

(3)在“输入信息”编辑框中输入所要提示输入的信息内容。

具体如下图所示