- 1 -这张表格好厉害

半年前，我跟同事做工作交接，收到这样一张表格。

一个自动更新的表格

当时这位同事跟我说：

你只需要修改其中的月份，然后更改一下计划和实际的数量即可，剩下全有公式套用，表格会自动更新。

当时给我的感觉是：这张表做得好专业啊，Excel 高手哎！

半年后，由于工作的调动，我被迫接手了他的工作，再一次见到了这个很厉害的表格。但是，这一次我没有被惊艳到。

相反，我觉得这个半年前很厉害的表格，现在看起来好 Low 啊！！

- 2 -这半年，都发生了什么

半年前看到那个表格的时候，除了一脸的惊叹之外，我的内心满是疑问和打击。

为什么同样是一线的职工，他的表格怎么做得那么好？同样是做报表，我是 Excel + 计算器拼手速，她是 Excel + 公式早下班。

那个时候我就开始硬着头皮，放下自尊，利用下班时间恶补 Excel，关注各类，报名 Excel 在线课程，学单元格操作，学筛选排序、函数公式、透视表……

鬼知道，这半年我究竟做了多少表格......

每学习一个新的知识点就赶紧用在工作报表中，期盼着自己能做出像半年前同事那样「厉害」的报表。

第 2 天早早地，把更新后的报表邮件发给领导，然后身子微微倾斜，隔着屏幕漏出半只眼睛，期待领导肯定地点点头，或者一个赞赏的眼神。

然鹅直到现在也没有等到那个肯定，更多的是批评和加班改报表。

这个数据怎么那么乱啊，把计算错误的数据删掉嘛！这个还用我告诉你吗？！这么大的数据，看着很费力，换个单位不行吗？不会动动脑子吗？……

领导一次次的批评，就像一个木槌一样，敲在我的榆木脑袋上，仿佛在不厌其烦地告诉我：

好的表格，不在于用了多少函数公式，而是要简单、清晰，让每个人都能看懂。

所以，半年后，当我再看到这张「厉害」的表格时，忽然感觉做得那么差劲，差劲到我现在都不想多看它一眼。

❶ 表头里的月份相互交叉，看着很吃力；

❷ 数据显示不规范，小数点后位数不统一；

❸ 公式计算错误值没有处理，看着乱糟糟；

❹ 一堆 0 的数据，不能让人看到重点。

总结了 N 多次被领导批评的经验，我试着改了一下这个表格。

对比两张图，好像也没有做什么大的改动，就感觉「更简单」了一点点，对吧。

没错的，就是简单的这么一点点，却让人阅读起来舒服了很多，越是级别高的领导，越喜欢简单的表格。

我也得益于这个「简单」的表格，半年后的现在，成为了数组统计组的副组长。

- 3 -让表格更简单

想让表格变得简单，就需要特别留心一下细节，而小白和真正高手的差距往往就在这些细节中。

我对核心的、通用性要点进行了总结，分享给大家。

❶ 不显示零值

改善前：从整张表格来看，有大量的无意义的零值显示出来，这无疑给阅读表格的受众增加了干扰。

改善：隐藏报表中的零值。

方法：

❶ 点击左上角的【文件】-【选项】；

❷ 找到【高级】功能 中的「此工作表的显示选项」；

❸ 取消勾选「在具有零值的单元格中显示零」，最后点击【确定】即可。

下面是更清晰的动图效果演示：

这样既可以输入零值，又不直接显示，很好地解决了我的困惑。

❷ 屏蔽错误值

改善前：表格中有实际完成率，涉及到了除法运算，很容易就会出现错误值 #DIV/0!，让表格看上去乱糟糟的。

改善：隐藏公式计算中的错误值。

方法：

运用 IFERROR 函数，把公式产生的错误值显示为空。

这样就可以任意输入计划与实际的数据，不影响实际完成率的计算，同时可以屏蔽错误值，使表格更美观。

❸ 使用千位分隔符

改善前：第 2/3 个表格的主要单位为 kg，数字位数较多，且含有不同的小数位数，很难一眼识别具体的数量，并且在实际的工作中小数点以后的数值一般没有意义。

改善：隐藏小数位，数字显示千位分隔符。

方法：

❶ 先选中数据，使用快捷键【CTRL+1】，调出「设置单元格格式」对话框；

❷ 把【数字】中的「数值-小数位数」调成 0；

❸ 勾选「使用千位分隔符」，点击【确定】，即可使用千分位显示。

下面是更清晰的动图效果演示：

这样使用千分位显示数据，领导能更能快速地提取数据并进行对比分析。

❹ 简化表头，优化公式

改善前：我发现某些月份会出现重复，显得不是特别好看；运用的是简单的 SUM 求和公式，不正规。

改善：规范化表头，运用SUMIFS公式。

方法：

❶ 添加一行单元格，单独显示月份；

❷ 统一「计划」、「实际」等名称，保持一致；

❸ 再使用【格式刷】工具合并单元格，防止公式数据发生变化。

结论：经过这样调整以后，表格更显专业化、更具严谨性。

❺ 打印设置

需求：整张表格需要打印出来给领导看，看着有些杂乱。

改善：调整表格打印格式，既美观又能更好地展现数据。

为展示更直观，这张截图是还没设置单色打印之前的

方法：

❶ 点击【文件】-【打印】-【横向】，并选择【将工作表调整为一页】；

❷ 点击最下面的「页面布局」，在其中【页边距】的「居中方式」里勾选「水平」和「垂直」；

❸ 在上一步的对话框中选择【页眉页脚】-【自定义页眉】，插入图片和文本，再选择【自定义页脚】，插入页码、文件名和文件日期；

❹ 还是在这个对话框里，点击【工作表】，勾选「单色打印」， 关掉对话框后在普通视图里调整细节（比如列宽）即可。

下面是更清晰的动图效果演示：

调成固定模板以后，以后再也不需要重复进行打印设置，节省了很多时间，提高了工作效率。

- 4 -总结&感触

晋升副组长之后，领导单独跟我聊过几次，他告诉我，不要把完成领导安排的任务，当成全部的工作目标，这样在领导眼里，你永远都是一个员工。

多站在领导的角度去思考问题，做领导想做的事情，才有可能从员工中凸显出来。

做表格也是这样的，把表格做出来只是完成任务。

了解表格的真正需求，先想如何更好地呈现结果，再想具体的表格样式、函数、公式，才能做出更简单、清晰的表格。

最后分享我的一个启发：练好 Excel 基本功，数据统计、分析、汇报在心中。

同时，参加这次秋叶特训营，我有很大的感触：

❶ 提高了工作效率

通过特训营我掌握了 Excel 里最核心的技能、高效的学习方法和解决问题的思考方式。

提升了工作效率，节省了好多时间，可以去做更有意义的事情。

还有了解了导图、石墨文档、截图等那些高效的操作办法。

❷ 多角度思考问题

每当遇到一个问题，我都想一下有用哪些解决的方法，哪一个最高效，以及各个方法最适合的应用场景。

没有参加特训营之前，我是没有这个意识的。它让我学会了在工作中多维度思考问题，对于做多维数据模型帮助很大。

❸ 深入结交人脉

进了特训营，我跟拉登老师有了更深一步的接触，得到了老师一对一辅导，让我受宠若惊。

从老师身上我学到了很多，比如职场的工作技能、严谨的工作态度、多角度思考问题的方法、结构化思考模式等等。总之特别感谢拉登老师对我的指导与帮助，真的难以用语言表达我的谢意。

❹ 复盘赚到回报

经过特训营，我深知复盘的重要性。每学习一个知识点我都会用导图进行总结，一方面巩固自己所学的知识，另一方面也训练了自己结构化的思考模式。

同时因为有了复盘让我有勇气来投稿，得到拉登老师多次指导。不仅投稿成功，还掌握了一些新媒体文章写作套路。

感谢拉登老师！感谢秋叶团队的老师！更感谢秋叶团队给我们创造训练营的机会，赋予我们展示自己的平台。

对了，秋叶 Office 特训营第二期正在火热进行中，大宝让我告诉大家，即将在 11 月 25 日开营的第三期已经可以接受预约报名啦~

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