电脑版飞书文档怎么使用（少数派是如何使用飞书的）-万思特网

电脑版飞书文档怎么使用（少数派是如何使用飞书的）

编注：

本文是少数派 2021 年度征文活动 #效率 21 标签下的示例文章，不参与本次征文的最终评选。

少数派 2021 年度征文：效率还是生活，你想聊聊哪一面？ - 少数派

除了示例文章，其它征文的数据表现将很大程度上决定征文活动的最终走向，包括「双倍稿酬（由飞书联合发起）」活动奖励、最终票选名单以及征文奖品类型。如果你有喜欢的入围征文，别忘了通过充电或评论的方式支持作者。

转眼间两年时间过去，这场疫情的「突如其来」已经慢慢变成了不少人眼中的「习以为常」，以至于站在 2022 年开头的这个时间节点往回看时，很多人会发现那些以往觉得有些遥远和陌生的工具、方法论，早已融入了每一天的生活、学习和工作中。

对少数派而言，这个帮助我们适应改变、拥抱全新协作模式的工具就是飞书。从最初的浅尝辄止到如今几乎人人都「长在飞书上」，少数派团队内部不同部门在这个过程中也早已根据实际情况发展出了适合自己的飞书使用方法。

因此在本次 2021 年度征文活动的特别赞助伙伴飞书的邀请下，本文中我们也请来几位少数派产品组、编辑部和 Matrix 社区运营的小伙伴，跟大家聊聊少数派是如何使用飞书的。

小团队也可以做起来的评论与库存管理

少数派的网站管理后台是我们自己开发的，网页形式呈现的后台完全满足数据管理的需求，缺点就是无法像应用推送一样及时弹出更新、报错、警告等重要消息，这就有点麻烦了。管理后台即使做上网页实时通知也是通过浏览器做推送，一专注工作的话很容易忽略。管理员和编辑上班了通过浏览器进入后台工作，下班了谁还会守着浏览器呢？

决定将工作 IM 切换到飞书之前，我们当时用的是 Slack，那时也在使用群消息机器人，将一些电商库存信息推送到 IM 平台上。使用飞书之后，我们发现其实可以将更多业务场景下的系统通知都整合进来。

比如我们一直在用的商品库存管理，设置只要某个商品某个规格的库存少于 20，就会自动向电商群组里发消息。而且为了防止消息被忽略，库存少于 20 之后，每一次库存变动都会产生一条消息，确保电商运营的同事注意到并立刻补充库存。

最近，我们还新增做了一种消息类型，是对自家的管理员进行评论审核。少数派管理员会积极参与社区运营，也会留下评论。但在各种观点碰撞中，难免有以读者身份发言时被认为是少数派官方定调的时候。慎重起见，在一次关于管理机制的讨论之后，我们决定进行对我方管理员的言论进行审核处理。也就是说，管理员帐号的评论提交后，网站会通过机器人提交到飞书群组里，内容都会被审核团队看到，如果大家认为发言可以通过审核，才能正式发到文章评论区。机器人弹出的消息里有「通过」和「拒绝」两个按钮，直接点击即可处理，也不需要跳转出飞书到网页后台进行处理。

就算是老板，也要 OK 后才能发言。

这不是对用户的评论内容审查，而是对管理团队的工作规范。至于效果嘛，可以说大家现在评论都谨慎多了。

除此之外，推送比较频繁的一种消息就是评论举报了。之前因为网页后台无法及时通知，我们常常是等违法违规、恶意评论闹大了才注意到、去处理。基于同样的技术原理，现在机器人也会将用户举报的广告、违规违法信息推送到审核群组，顺带将举报内容、举报地址、管理入口等信息附上，方便管理人员直接进入对应页面处理。

支持 Webhook 的飞书机器人无需复杂的开发过程，就能实现实时业务消息的推送，甚至有作者写了文章教程，我们内部有需求的员工也都自己就用起来了，下面会提到这方面内容。

会员社群运营，找到新时代的「好帖」

2021 年，我派经过大半年的筹划，终于上线了全新的增值服务少数派会员 π+Prime。会员上线后不久，我们就开通了会员专属的飞书话题群。

话题群是区别于即时聊天的一种新的群组形式，经过我们的考虑，这种形式也是更适合会员交流和管理的好方法。

少数派会员话题群

传统即时聊天的主要问题在于信息过于杂乱，而且多人对话中很容易失去焦点。譬如当一名群友提出一个问题，可能会有几十个人尝试回答，聊天过程中大家七嘴八舌，大概率会导致话题跑偏。这种聊天模式在日常闲聊中并无问题，但我们觉得会员朋友们已经不需要再多一个闲聊群了，会员群应该沉淀更多有价值信息。经过一番对比和考量，我们认为飞书的话题群是当下最适合实现这个目标的方案。

飞书话题群的形式有点类似早年间的论坛——会员们可以在群里发起话题，每个话题就相当于开启了一个「贴子」，其他群组成员可以在评论区参与自由讨论。和即时聊天相比，话题群的最大好处就是可以沉淀内容，当某位会员发起了一个话题后，所有关于该话题的讨论都会出现在这条话题的评论区里。如果这个话题很精彩或者很重要，管理员还能通过 Pin 的形式让组员们都看到，便于大家交流和复盘。

话题群中一位用户发起的关于文件管理的讨论，其他用户关于该话题的讨论都会集中在这个话题之下，便于浏览

相反，对于一些偏即时性的话题（譬如报 bug、问题反馈等），在问题解决后，管理员也会酌情撤销话题，让会员群的时间线保持轻爽，也让大家的注意力集中在那些更有价值的问答和讨论上。同时，我们也会在群内发布会员通讯上新、抽奖、通知消息等资讯，同样可以 Pin 在群组里以提醒组员们留意。

得益于话题群的形式非常便于复盘消息，我们还在会员通讯的「科技漫游」版块开设了会员话题群的内容收集和精选，定期将群内优质讨论摘选出来，进一步沉淀和强化群讨论的价值。

对于群内有价值的讨论，我们还会汇总并进行二次编辑，输出为更凝练的信息

作者选题看板，让文章流动起来

随着群里的作者越来越多，大家迫切要求一个能够存放他们选题灵感的空间，而我很快也意识到这正是让作者们攻占编辑部大好时机——选址务必是编辑们工作的飞书了。自从 Notion 这类「百变文档」崛起后，类似形形色色的产品遍地花开，也许我们才刚刚意识到同一份数据以表格/看板/列表/画册形式呈现会更直观。

飞书多维表格早期应该算是独立在飞书文档的产品，渐渐成熟后才算并入飞书文档，与生俱来的 API 支持也为自动化提供了更多可能。不过这次我的需求是为作者和编辑们建立一个双方互有往来的「大型选题交易市场」，这类可以自由转换形态的在线文档工具得以一展所长。归结原因，其实一切都是为了「协作」二字。

「让我看看今天能发哪些稿」：按照选题的不同执行进度分布看板与卡片

光从看板维护者的角度，这份包含多方的数据就需要从两个维度查看，比如按对接编辑进行排序/筛选，可方便编辑查看手头选题的进展情况，多数情况下我们会默认采用列表视图。而在统筹所有选题时，我会更倾向用看板视图按进展状态罗列所有选题，比如等待编辑对接的选题有多少个、正在执行的选题是哪些、筹备好即将发送首页的选题数量够不够等等。画册视图是我个人偏爱使用的视图，作者在呈现选题想法的时候可以提供图片附件，会让整体风格更为直观，于是直接就地开辟作者们的二手市场，方便他们互相交换商品讯息。

少数派作者二手：有啥想买的吗？

不过这样的产品在互联网上不计其数，国内国外付费免费都有，飞书多维表格的优势在于更早的 API 支持，以及能够对自家飞书文档的完善支持，比如预解析飞书文档链接直接显示标题、鼠标指针悬停直接查看文档预览等，至于为什么少数派编辑与作者心甘情愿使用飞书文档，除了其确实好使之外，还有一个更直接的原因……

飞书文档一键交稿，这是可以实现的吗？

少数派编辑器经过一次大版本更新后，转变为类似 WordPress 的那种块编辑器，更易用、更稳定。不过美中不足的是这依旧是个「单机版编辑器」，缺乏多人协作、批注改稿等功能，不管疫情不疫情编辑和作者们都还是需要在另一款在线文档工具上进行协作，最后手动将定稿中的图片和文字搬运到少数派编辑器中。在日复一日的下载复上传、复制又粘贴的工作中，我确实祈求过学会打通在线文档和少数派网站的魔法。

属于这个时代的魔法就是代码。和少数派开发团队一顿诉苦，他们便整出了「少数派助手」。和各家应用一样，飞书也有类似小程序的「工作台」，提供接入各类外部平台、用于信息沟通和传输的接口。我派读者比较熟悉的白描、滴答清单、Trello 等都有通过「应用」的形式入驻，提供会话内图片转文字识别、一键创建滴答清单任务等功能。除了这些平台邀请入驻的应用，企业也可以根据自己的需求开发应用，「少数派助手」就是一例，作用就是将飞书文档中的稿件快速「搬迁」到少数派站内。

寥寥几个按钮，胜在简单好懂，只要填入网站上代表个人授权信息的 token，「少数派助手」就能一键搬运飞书文档到少数派编辑器草稿箱，或者直接发布。飞书文档支持通过拖动图片就能进行多图排版，也能直接把批注和评论通过手机客户端推送通知，相对于少数派编辑器只有桌面网页端，飞书文档设计更现代，还提供了移动端支持，敏感肌也能用，不少作者们反映在路上和编辑协作对线都更方便了。

新文章定时自动报备，早会准备时间少一点

与随处可见的算法推荐不同，Matrix 社区的每一篇新文章都会经过编辑部每一位成员的阅读、评价以及人工投票。为了缩短早会流程，在会议开始前，需要将社区的新文章逐条发送到会议群组，用指定表情投票后，编辑们再在会议中就不一致的意见或发散想法展开细节讨论。

从我个人角度来说，我肯定不愿意将一天伊始的美好时光浪费在几十甚至上百次的重复复制粘贴。请教了公司的开发同事后得知，这类跨站传递简单消息都可以用一个叫做 Webhook 的机制解决，字面意思就是「网络钩子」，但我更愿意称之为小探子，他只需要每日早上九点把看到的新文章一五一十地汇报到会议群组就行了。

在国内 IM 类应用中，鲜少见到这种偏极客的实用功能，一般来说自己从头编写一个机器人需要有编程基础或投入不少心力，但仅仅是应用 Webhook 的话，抛开畏难情绪去阅读一些文档或教程，依葫芦画瓢来满足汇报文章的需求，还是比较简单的。飞书机器人与 Webbook 的教程，这里我会推荐我派作者 100gle 的文章。

如果你对 Webhook 比较熟悉的话，飞书的官方文档简单看看就能上手，掰开来看想要基础应用的话需要用到的协议不多，也就是 http-get 那些事，而这些在少数派充满古早味的 workflow 教程中就已经涉略到，所以理论上来说，利用 Apple 设备中的快捷指令与自动化也是可以做出这个机器人，并不需要学会写代码、找服务器，自己就能搞定与飞书机器人的联动，适用范围特别广泛。

不过既然是工作上的事情，最好还是严肃对待确保风雨无阻雷达不动，我最后还是用较为传统的 python 形式写了一份脚本定时执行。这里与群组机器人的联动一定还有许多可以挖掘利用的点，下一步自然是想如何继续用飞书机器人传递信息、进行协作。

all in one 用户的狂喜：整合日历、会议记录与待办

少数派编辑部不是那种会议风格特别严肃的团队，因此也不存在说每次会议一定要用「飞书妙记」这类转录功能将会议过程逐字留存。不过对于一个大部分成员都以远程身份参与工作、同时也是从飞书内测阶段就开始将它融入日常工作流程的团队而言，飞书的很多功能的确帮助我们解决了不少需求。

以会议为例，团队大部分会议都是由我发起的，对于一些需要提前做好准备的会议，我非常乐意使用飞书的日历系统来进行日程搭建：邀请参与者时可以根据群聊成员、闲忙状态灵活、快速地进行邀请；会议议程内容可以直接贴入飞书文档预览，会议开始时，除了可以通过日程卡片直接发起会议，还能将日程内容一键转为会议纪要方便后续补充。

参与者筛选

如果涉及到外部成员，也能通过群组创建功能搭建一块「临时用地」，方便在会议过程中共享资料。

日程卡片

提到会议这里也公开一点少数派编辑部的日常吧。编辑部每天早上都会通过一个 10~20 分钟的短会来对前一天发布到 Matrix 社区的文章进行精选，为此，我们从很早之前便定下了「通过表情反馈事先表明处理意见」的规则。每天 9 点，由路中南搭建的机器人会将社区新文章按照一定格式同步至会议群组（详见上文），9 点至 9 点 50 分这短时间内，编辑部成员便会一一浏览这些新文章，然后在对应的文章消息下方通过表情回复给出初步意见：对应作为社区精选文章推荐到首页时间流，+1 是 Matrix 社区精选推荐到首页侧栏，指不太适合作为文章进行任何形式的推荐，则表明这位同事对这个文章/这个选题有些需要额外说明的想法……