规范企业内外部公务邮件的语言及格式，现电子邮件用语及格式使用规范如下

适用所有企业单位。

邮件文本及格式规范

邮件内容：

一封完整的电子邮件内容包括：收件人收件地址（抄送人邮件地址）、邮件主（标）题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、个人签名。

关于邮件主（标）题:在发送邮件时，务必简明扼要地填写邮件标题，方便他人明确邮件内容和重要性，便于尽快作出回复。

对外邮件，最好在标题处以注明公司名称关键字；对内邮件，应加上部门，如“【证券部】”，以便于收件人知悉发送方并留存。

收件人称呼：邮件开头需根据收信人职务，按对方职务遵从对方，如“XX总”、“XX经理”等；多个收件人的情况喜爱，可称呼“各位领导、同事”。

邮件正文：

1邮件正文应简单扼要，重点突出、段落清晰；

2选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，避免使用口语化、情绪化用语；

3合理提示重要信息，可有选择地使用大写、粗斜体、颜色、下划线等特别标示。

邮件结束语：结尾可使用“祝工作顺利”、“Best Regards”等问候语。

个人签名：

签名文件统一使用规范格式，包括姓名、所在部门/职务、企业名称、联系方式（电话分机、手机、传真、E-mail）、地址、网站等信息

参考格式如下：

张三/Zhang San

财务部/Finance Department 或 财务经理/ Finance Manager

电话 Tel: +86手机 Mob: +86传真 Fax: +86网址

地址：邮编：

邮件字体：全文字体统一，建议字体为“宋体”或“仿宋”，字体不宜过大或过小，10-12号，重点处可以加黑。

邮件附件

如果邮件带有附件，请在邮件正文里提示收件人查阅附件，附件文件名应概况附件内容。

邮件发送规范

邮件发送

邮件内容需要注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；

要区分收件人（TO）、抄送人（CC）、，密送人（BCC）

①收件人（TO）：是要受理这份邮件所涉及的主要问题的，应当对邮件予以回复响应。

②抄送人（CC）：是仅需要知悉邮件内容，抄送人没有义务对邮件予以响应，可以根据情况回复。

③TO、CC中的各收件人应遵循一定规则排列。比如按部门排列、按职位等级等等。

④只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的时间和资源。

转发邮件时，要注意内容保密性、检查原邮件内容，确定需要引用的内容；

连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。

邮件群发

邮件群发只适用于全员公告、通知等事项，除此类邮件外，不群发；

回复群发邮件时，只需回复给发件人或其他需要知悉该邮件内容的人员，务必群发回复。

邮件优先级：邮件内容确实重要且紧急的时候，可以使用优先级。