档案管理办法

一.目的

为规范公司档案管理，确保档案的可追溯性，特制定本办法。

二。范围

公司的备案范围确定如下:

1.公司申请、审批、登记、终止和解散后清算的文件和资料；

2、财务、会计和管理文件；

3、劳动工资、人事、法律事务管理文件和资料；

4.经营管理文件和资料；

5.生产技术管理文件和资料；

6.产品生产、消费和安全生产的文件和资料；

7.仪器和设备的文件；

8.与科学研究、技术引进和 *** 有关的材料；

9.教育和培训文件；

上述文件包括决议、决定、法规、规章和其他规范性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作计划、工作总结等。

三。档案管理系统

1、公司档案工作，实行集中和分散管理制度。行政部负责主要档案的管理，并对其他部门的档案管理进行监督和指导。行政部可设立专门的档案室，配备专职和 *** 的行政主管负责公司的主要档案工作。

2.根据相关档案法律法规精神，原则上由本部门负责对各部门形成的文件材料进行立卷归档，并定期移交公司档案部门保管。

3、公司应有保管档案的仓库或场所及必要的设施和防护设备，以确保档案的安全。暂时不具备安全保管档案条件的，要委托有关档案部门代为保管。

四。档案管理

1.档案材料的收集:

建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

2.档案的立卷、归档和管理。

区分全宗，确定立档单位。分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。每年对档案进行一次清理。

3.档案保存:

防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

4.档案的鉴定:

从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

5.销毁档案:

对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

6.档案借阅和利用

凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。借阅期限不得超过一星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。友优资源网借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅友优资源网档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。公司内档案利用的方式有：

1).提供原始文件；

2).提供文件的副本；

3).提供文献索引数据。

档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务友优资源网，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

五.补充条款

1.行政部负责本办法的起草、制定、解释、修改和废止。

2.本办法自发布之日起实施。